Aide pour Outlook Backup Toolbox

Outlook Backup Toolbox (télécharger) a été créé en gardant la simplicité à l’esprit, ce qui le rend naturellement facile à utiliser. Vous n’aurez pas besoin de connaissances ou compétences particulières pour sauvegarder vos données et les restaurer à tout moment. Suivez seulement les instructions simples ci-dessous pour être toujours sûrs que vos données de valeur de Microsoft Outlook sont protégées de manière efficace contre toute menace et que vous pouvez toujours, peu importe ce qu’il arrive, ramener le système à son état antérieur.

L’interface d’Outlook Backup Toolbox est essentiellement un assistant qui vous guide à travers plusieurs étapes simples et vous permet de configurer certains aspects des processus de sauvegarde et de restauration. Vous pouvez avancer jusqu’à l’étape suivante ou revenir en arrière pour modifier les paramètres à tout moment, alors n’hésitez pas à le faire lorsque vous pensez que c’est nécessaire.

Ecran principal

L'écran de démarrage d'Outlook Backup Toolbox contient seulement trois boutons fonctionnels: sauvegarder, restaurer et gérer les profils. Les noms de ces fonctions sont assez explicites, mais nous décriront les caractéristiques de chacune d’elles à la suite dans les moindres détails.

Sauvegarde-Etape 1

Appuyez sur le bouton Sauvegarder fera apparaître le premier écran de l'assistant de sauvegarde. Cet écran contient une arborescence de vos profils Outlook avec des fichiers de données (*. pst) et les paramètres de comptes (POP3, IMAP, HTTP, etc.) Le programme vous permet de sauvegarder et de restaurer les données et les paramètres de comptes de façon indépendante, ce qui est pratique pour les sauvegardes partielles. Vous pouvez cocher et décocher les éléments que vous souhaitez inclure dans le fichier de sauvegarde. Si vous voulez inclure toutes les données et les paramètres disponibles d’Outlook, laissez toutes les cases cochées et cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.

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Sauvegarde-Etape 2

C'est ici que vous définissez le nom et l'emplacement de sortie du fichier de sauvegarde. Pour cela, tapez le chemin et le nom du fichier dans le champ de saisie ou utilisez la boîte de dialogue standard de sauvegarde de fichiers. Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.

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Sauvegarde-Etape 3

Cet écran vous permet de sélectionner des options de sauvegarde supplémentaires, à savoir:

Start mode [Run Immediately | Add to Scheduled Tasks] (Mode démarrage [Démarrer immédiatement | Ajouter aux Tâches programmées])

Cette option définit si la procédure de sauvegarde sera lancée une seule fois ou ajoutée à la liste des tâches programmées du système. Si la dernière option est choisie, cliquer sur le bouton Suivant ouvrira la boîte de dialogue standard de tâches nouvelles. La plupart de ses champs seront déjà pré-remplis, donc tout ce que vous aurez à faire sera de régler le schéma de récurrence pour la nouvelle tâche, journalière, hebdomadaire, mensuelle, au démarrage de Windows, lorsqu’un utilisateur ouvre une session, et spécifier le jour de la semaine et l’heure auxquels la tâche sera lancée. La dernière partie du processus de création de tâches vous demande d’entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe pour l’utilisateur au nom duquel la tâche sera démarrée. Une fois que ce stade est terminé, la tâche apparaîtra dans la fenêtre standard des Tâches Programmées dans Windows (Start|All Programs|Accessories|System Tools|Scheduled Tasks) (Démarrer | Tous programmes | Accessoires | Outils système | Tâches programmées) et vous serez toujours capable de la modifier dans le futur.

Archive mode [None | Fastest | Normal | Max] (Le mode archives [Aucune | Plus rapide | Normal | Max])

Cette option vous permet de configurer le niveau de compression du fichier de sauvegarde. Plus il est faible, plus vite votre ordinateur effectuera la sauvegarde de vos données d’Outlook et les sauvegardera dans le fichier de sortie. Une faible compression est recommandée pour les sauvegardes extra-larges effectuées sur des PC relativement lents ou dans des situations critiques en termes de temps. Dans tous les autres cas, les niveaux de compression plus élevés se traduiront par une taille réduite du fichier de sauvegarde et économiseront votre espace disque.

Split into volumes, bytes (Découper en volumes, octets)

Cette option pratique vous permet de sélectionner la taille des volumes dans lesquels votre fichier de sortie sera découpé. Ce paramètre dépend du type de supports sur lesquels les fichiers de sauvegarde seront stockés. Le champ déroulant de cette option contient plusieurs valeurs prédéfinies – allant des disquettes de 1,44 Mo aux CD de 700 Mo. Si nécessaire, vous pouvez taper la taille exacte du volume en octets.

Password-protected (Protégé avec un mot de passe )

Outlook Backup Toolbox vous permet de protéger avec un mot de passe vos fichiers de sauvegarde et de sélectionner l'algorithme de chiffrement à utiliser: PKZip classique, AES128 ou AES256. Si la protection par mot de passe n'est pas nécessaire, il suffit de laisser l'option prévue sur No Encryption (Pas de chiffrement).

Voici l’étape finale du processus de préparation de la sauvegarde. Si vous sélectionnez l’option Run Immediately (Lancer immédiatement), le programme commencera à sauvegarder vos données d’Outlook dès que vous cliquez sur le bouton Suivant et confirmez votre intention de poursuivre. Toutefois, si vous décidez de faire du processus de sauvegarde d’Outlook une procédure régulière qui devrait être ajoutée à la liste des tâches programmées, le bouton Suivant ouvrira la boîte de dialogue de tâche nouvelle décrite ci-dessus. Après que vous ayez fini de configurer les paramètres de tâches et cliquez sur OK, le programme montrera un texte de confirmation si la tâche a bien été ajoutée avec succès.

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Sauvegarde-Etape 4

La durée de ce processus dépend principalement de la quantité de données stockées dans vos fichiers de données d’Outlook, de la vitesse de votre ordinateur et du niveau de compression du fichier de sortie que vous avez choisi sur la page des paramètres. Une fois que le processus de sauvegarde est terminé, vous pouvez revenir en arrière en utilisant le bouton Précédent pour modifier les paramètres ou choisir un autre fichier de sortie.

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Restaurer

Vos données d’Outlook peuvent être restaurées à tout moment et en utilisant n'importe lequel de vos fichiers de sauvegarde. Pour ce faire, allez sur l'écran principal du programme en redémarrant Outlook Backup Toolbox ou en cliquant sur Retour jusqu'à ce que l'écran principal soit atteint. Sur l'écran principal, cliquez sur le bouton Restaurer.

AVERTISSEMENT: La restauration de vos données peut effacer entièrement vos profils Outlook et les données en cours (sans question posée ni message d’invite), ce qui rendra leur récupération quasiment impossible. Cela peut se produire dans les cas suivants:

En mode de restauration simple, si le nom du profil actuel d’Outlook correspond au nom de n’importe lequel des profils en cours de restauration.

En mode de restauration avancée, si le nom de l'actuel profil d’Outlook correspond à l'un des noms spécifiés lors de l'étape 3, peu importe la façon dont il a été entré - tapé par l'utilisateur, sélectionnez dans la liste déroulante ou suggéré par le programme.

SOYEZ EXTREMEMENT ATTENTIFS LORS DE LA RESTAURATION DE VOS DONNEES ET REVERIFIER LES NOMS DES PROFILS AVEC LESQUELS VOUS TRAVAILLEZ. LES CRÉATEURS DU PROGRAMME N’ASSUMENT AUCUNE RESPONSABILITÉ POUR LA PERTE DE DONNEES CAUSÉE PAR VOTRE NÉGLIGENCE OU VOTRE IGNORANCE DES INSTRUCTIONS D’UTILISATION.

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Restaurer –Restauration simple

Deux modes de restauration de données sont disponibles dans le programme: restauration simple et restauration avancée. Le mode de restauration simple est la façon la plus facile et la plus claire pour restaurer des données d’Outlook. Il est principalement destiné aux utilisateurs qui ont un seul profil Outlook qui est occasionnellement sauvegardé et restauré (pour les configurations plus complexes d’Outlook, nous recommandons toujours d'utiliser le mode de restauration avancée). Sélectionnez simplement le fichier de sauvegarde à utiliser en tapant le chemin et le nom du fichier dans le champ de nom de fichier ou utilisez la boîte de dialogue standard de sauvegarde de fichiers pour choisir le fichier de sauvegarde nécessaire. Après cela, cliquez sur Suivant et répondez Oui dans la boîte de dialogue de confirmation pour lancer la restauration de vos données.

ATTENTION: Au début du processus de restauration, le logiciel analyse les données qui doivent être restaurées et peut vous solliciter une ou deux fois en fonction de la structure du fichier de sauvegarde et de votre configuration d’Outlook. S’il y a 2 ou plusieurs profils dans votre configuration d’Outlook, Outlook Backup Toolbox vous demandera de choisir le profil de destination dans lequel vos données seront restaurées. L'inverse est également vrai - si le fichier de sauvegarde contient plus d’un profil, le logiciel vous invitera à choisir celui à utiliser pour la restauration des données. Par conséquent, si ces deux conditions sont remplies, le programme affichera deux invites.

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Restaurer – Restauration avancée-Etape 1

Le mode de restauration avancée vous donne plus de flexibilité dans la définition des profils, les paramètres de comptes et les fichiers de données d’Outlook à restaurer. La première étape du processus est identique à celle du mode de restauration simple - vous sélectionnez le fichier de sauvegarde à utiliser pour la restauration de vos données. Cela peut être fait soit en tapant le chemin d'accès complet et le nom du fichier de sauvegarde nécessaire dans le champ de nom de fichier ou en ouvrant la boîte de dialogue standard de sauvegarde de fichiers en cliquant sur une petite icône à la droite du champ. Une fois que le fichier de sauvegarde est sélectionné, cliquez sur Suivant.

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Restaurer – Restauration avancée-Etape 2

Le deuxième écran de cet assistant vous permet de sélectionner les profils, les paramètres de comptes et les fichiers de données à restaurer à partir du fichier. Il suffit de cocher ou décocher les éléments nécessaires et de cliquer. Si vous souhaitez restaurer toutes vos données Outlook, laisser chaque case cochée et passez à l'écran suivant en cliquant sur le bouton Suivant.

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Restaurer – Restauration avancée-Etape 3

La prochaine et dernière étape du processus de restauration de données vous permet de sélectionner le profil de destination dans lequel vos données seront restaurées. A ce stade, deux options sont disponibles. Si vous souhaitez restaurer un profil sous un nom différent, tapez-le dans le champ en face du profil que vous restaurez. Si vous voulez remplacer un profil existant actuellement par le profil qui doit être restauré, vous pouvez sélectionner le profil à remplacer à partir de la liste déroulante de destination. Une fois que ces paramètres ont été configurés, appuyez sur Suivant. Après que vous ayez répondu Oui à l'invite de confirmation, le programme va commencer la restauration de vos données. Tout comme dans le cas du processus de sauvegarde, la vitesse de restauration des données dépend essentiellement de la vitesse de votre ordinateur et de la quantité de données qui doit être décompactée.

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Gérer les profils

Outre la sauvegarde et la restauration des données de Microsoft Outlook, Outlook Backup Toolbox vous permet de gérer vos profils Outlook sans quitter le programme. Cliquez sur Gérer les profils sur n’importe quel écran de programme et la fenêtre de gestion des profils s'ouvrira. Ici, vous pouvez visualiser la structure actuelle de vos profils Outlook. Le gestionnaire de profil vous permet de copier, renommer et supprimer des profils existants, ainsi que d'en créer de nouveaux. Cette fonction pratique vous permettra d'économiser du temps lors de l'exécution de plusieurs sauvegardes, la création de duplicata de profil et la restauration de données dans des profils Outlook supplémentaires.